Data: 12/08/2021

Processo: 18611/2021

Situação: Encaminhada

Regime: Ordinário

Quórum: Maioria simples

Classificação: Anteprojeto

Autoria: Reynaldo Gregório Junior

Assunto: Encaminha Anteprojeto de lei que dispõe sobre a instituição do programa Arujá sem papel e dá outras providências correlatas.

Justificativa: JUSTIFICATIVA: Considerando a necessidade de racionalização e otimização dos recursos públicos disponíveis, para maior eficiência na execução de políticas públicas, programas e ações de governo, com a qualificação do gasto público; e a necessidade de tornar mais eficiente a gestão documental, assegurada a integridade, disponibilidade e autenticidade e, quando for o caso, o sigilo de documentos e informações digitais; bem como de substituir gradativamente a produção e tramitação de documentos para formato exclusivamente digital, apresentamos a referida proposta.

Texto: INDICO ao Excelentíssimo Senhor Prefeito, que institua, conforme anteprojeto destarte, o Programa Arujá Sem Papel e dá outras providências correlatas. INDICAÇÃO Nº /2021 AUTORIA: REYNALDO GREGÓRIO JÚNIOR Dispõe sobre a instituição do Programa Arujá Sem Papel e dá outras providências correlatas. A CÂMARA MUNICIPAL DE ARUJÁ APROVA: CAPÍTULO I DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES Art. 1º - Fica instituído, no âmbito da Administração Pública do Município de Arujá, o Programa Arujá Sem Papel, com vistas à produção, gestão, tramitação, armazenamento, preservação, segurança e acesso a documentos e informações arquivísticas em ambiente digital de gestão documental. § 1º - A implantação do ambiente digital de gestão documental junto aos órgãos e entidades da Administração Pública dar-se-á gradualmente. § 2º - A partir da data de implantação, todos os documentos deverão ser produzidos digitalmente no respectivo âmbito. Art. 2º - Para os fins desta lei, consideram-se: I - assinatura digital: modalidade de assinatura eletrônica que utiliza algoritmos de criptografia e permite aferir, com segurança, a origem e a integridade do documento; II - assinatura eletrônica: geração, por computador, de símbolo ou série de símbolos executados, adotados ou autorizados por um indivíduo, com valor equivalente à assinatura manual do mesmo indivíduo; III - autenticidade: credibilidade de documento livre de adulteração; IV - captura de documento: incorporação de documento nato-digital ou digitalizado por meio de registro, classificação e arquivamento em sistema eletrônico; V - certificação digital: atividade de reconhecimento de documento com base no estabelecimento de relação única, exclusiva e intransferível entre uma chave de criptografia e uma pessoa física, jurídica, máquina ou aplicação, por meio da inserção de um certificado digital por autoridade certificadora; VI - disponibilidade: razão entre período de tempo em que o sistema está operacional e acessível e a unidade de tempo definida como referência; VIII - documento digital: documento codificado em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional; IX - documento digitalizado: documento obtido a partir da conversão de documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital, podendo ser capturado por sistemas de informação específicos; X - documento nato-digital: documento produzido originariamente em meio eletrônico, podendo ser: a) nativo quando produzido pelo sistema de origem; b) capturado, quando incorporado de outros sistemas, por meio de metadados de registro, classificação e arquivamento; XI - formato de arquivo: regras e padrões descritos formalmente para a interpretação dos bits constituintes de um arquivo digital, podendo ser aberto, fechado, proprietário ou padronizado; XII - gestão de documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas relativas à produção, classificação, avaliação, tramitação, uso, arquivamento e reprodução racional e eficiente de arquivos; XIII - integridade: propriedade do documento completo e inalterado; XIV - legibilidade: qualidade que determina a facilidade de leitura do documento; XV - metadados: dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender ou preservar documentos digitais no tempo; XVI - preservação digital: conjunto de ações gerenciais e técnicas de controle de riscos decorrentes das mudanças tecnológicas e fragilidade dos suportes, com vistas à proteção das características físicas, lógicas e conceituais dos documentos digitais pelo tempo necessário; XVII - processo eletrônico: sucessão de atos registrados e disponibilizados em meio eletrônico, integrado por documentos nato-digitais ou digitalizados; XVIII - processo híbrido: conjunto conceitualmente indivisível de documentos digitais e não digitais, reunidos em sucessão cronologicamente encadeada até sua conclusão. Art. 3º - São objetivos do Programa Arujá Sem Papel: I - produzir documentos e processos eletrônicos com segurança, transparência, economicidade, sustentabilidade ambiental e, sempre que possível, de forma padronizada; II - imprimir maior eficácia e celeridade aos processos administrativos; III - assegurar a proteção da autoria, da autenticidade, da integridade, da disponibilidade e da legibilidade de documentos digitais; IV - assegurar a gestão, a preservação e a segurança de documentos e processos eletrônicos no tempo. Art. 4º - A autoria, a autenticidade e a integridade de documentos digitais e da assinatura poderão ser obtidas por meio de certificação digital emitida conforme padrões definidos pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP - Brasil, instituída pela Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, preservadas as hipóteses legais de anonimato. § 1º - O disposto no “caput” deste artigo não obsta a utilização de outro meio lícito de comprovação da autoria, autenticidade e integridade de documentos digitais, em especial aqueles que utilizem identificação por meio de usuário e senha. § 2º - Os documentos nato-digitais assinados eletronicamente na forma deste artigo serão considerados originais nos termos da lei aplicável. Art. 5º - Os atos processuais praticados no ambiente digital de gestão documental observarão os prazos definidos em lei para manifestação dos interessados e para decisão da autoridade competente, sendo considerados realizados na data e horário identificados no recibo eletrônico de protocolo emitido pelo sistema. § 1º - Salvo disposição legal ou regulamentar em contrário, o ato a ser praticado em prazo determinado será considerado tempestivo se realizado até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do último dia do prazo, no horário oficial de Brasília. § 2º - Na hipótese prevista no § 1º deste artigo, caso o sistema se torne indisponível por motivo técnico, o prazo será automaticamente prorrogado até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do primeiro dia útil seguinte ao do retorno da disponibilidade. § 3º - Usuários não cadastrados no ambiente digital de gestão documental terão acesso, na forma da lei, a documentos e processos eletrônicos por meio de arquivo em formato digital, disponibilizado pelo órgão ou entidade da Administração Pública detentor do documento. Art. 6º - O procedimento de digitalização observará os critérios técnicos definidos pelo Comitê de Governança Digital, devendo preservar a integridade, a autenticidade, a legibilidade e, se for o caso, o sigilo do documento digitalizado. § 1º - A digitalização de documentos recebidos ou produzidos no âmbito da Administração Pública será acompanhada da conferência da integridade do documento. § 2º - A conferência da integridade a que alude o § 1º deste artigo deverá registrar se houve exibição de documento original, de cópia autenticada por serviços notariais e de registro, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples. § 3º - Na digitalização de documentos, observar-se-á o seguinte: 1. os resultantes de original serão considerados cópia autenticada administrativamente; 2. os resultantes de cópia autenticada por serviços notariais e de registro serão considerados cópia autenticada administrativamente; 3. os resultantes de cópia simples serão assim considerados. § 4º - O agente público que receber documento não digital deverá proceder à sua imediata digitalização, restituindo o original ao interessado. § 5º - Na hipótese de ser inviável a digitalização ou a restituição do documento não digital, este ficará sob guarda do órgão ou entidade da Administração Pública, podendo ser eliminado após o cumprimento de prazos de guarda previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo, das atividades-meio e das atividades-fim a que se referem, respectivamente, os Decretos nº 48.898, de 27 de agosto de 2004, e nº 48.897, de 27 de agosto de 2004. Art. 7º - O interessado poderá enviar eletronicamente documentos digitalizados para juntada a processo eletrônico. § 1º - O teor e a integridade dos documentos digitalizados são de responsabilidade do interessado, que responderá por eventuais fraudes nos termos da lei. § 2º - Os documentos digitalizados enviados pelo interessado terão valor de cópia simples. § 3º - A apresentação do original do documento digitalizado será necessária quando a lei expressamente o exigir, ou nas hipóteses previstas nos artigos 8º e 9º deste decreto. Art. 8º - A integridade do documento digitalizado poderá ser impugnada mediante alegação fundamentada de adulteração, hipótese em que será instaurado, no âmbito do respectivo órgão ou entidade da Administração Pública, procedimento para verificação. Art. 9º - Os órgãos e entidades da Administração Pública poderão, motivadamente, solicitar a exibição do original de documento digitalizado ou enviado eletronicamente pelo interessado. Art. 10 - Nos casos de indisponibilidade do ambiente digital de gestão documental, os atos poderão ser praticados em meio físico, procedendo-se à oportuna digitalização nos termos do artigo 6º deste decreto. Parágrafo único - Os documentos não digitais produzidos na forma prevista no “caput” deste artigo, mesmo após sua digitalização, deverão cumprir os prazos de guarda previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo, das atividades-meio e das atividades-fim a que se referem, respectivamente, os Decretos nº 48.898, de 27 de agosto de 2004, e nº 48.897, de 27 de agosto de 2004. Art. 11 - No ambiente digital de gestão documental, os documentos serão avaliados e classificados de acordo com os Planos de Classificação de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo, das atividades-meio e das atividades-fim, a que se referem, respectivamente, os Decretos nº 48.898, de 27 de agosto de 2004, e nº 48.897, de 27 de agosto de 2004. § 1º - Os documentos digitais serão associados a metadados descritivos, a fim de apoiar sua identificação, indexação, presunção de autenticidade, preservação e interoperabilidade. § 2º - O armazenamento, a segurança e a preservação de documentos digitais considerados de valor permanente deverão observar as normas e os padrões definidos pela Unidade do Arquivo Público do Estado. § 3º - Os documentos digitais serão eliminados nos prazos previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo, das atividades-meio e atividades-fim, a que se referem, respectivamente, os Decretos nº 48.898, de 27 de agosto de 2004, e nº 48.897, de 27 de agosto de 2004. Art. 12 - Fica instituído à Secretaria de Governo as seguintes atribuições: I - propor políticas, estratégias, ações, procedimentos e técnicas de preservação e segurança digital; II - assegurar a implantação, gestão, manutenção e atualização contínua do ambiente digital de gestão documental; III - controlar os riscos decorrentes da degradação do suporte, da obsolescência tecnológica e da dependência de fornecedor ou fabricante; IV - fixar diretrizes e parâmetros a serem observados nos procedimentos de implantação e manutenção do Programa Arujá Sem Papel; V - promover a articulação e alinhamento de ações estratégicas relativas ao Programa SP Sem Papel, em conformidade com a política estadual de arquivos e gestão documental; VI - analisar propostas apresentadas por órgãos e entidades da Administração Pública, relativas ao ambiente digital de gestão documental, emitindo parecer técnico conclusivo; VII - disciplinar a produção de documentos ou processos híbridos e aprovar os critérios técnicos a serem observados no procedimento de digitalização; VIII - manifestar-se, quando provocado, sobre hipóteses não disciplinadas neste decreto, relativas ao ambiente digital de gestão documental. Art. 13 - Às unidades de protocolo dos órgãos e entidades da Administração Pública cabe monitorar a produção de documentos digitais e observar sua conformidade com os planos de classificação de documentos oficializados. Art. 14 - A manutenção e o constante aprimoramento do ambiente digital de gestão documental observarão as diretrizes, as normas e os procedimentos definidos na política estadual de arquivos e de gestão documental. Parágrafo único - Caberá aos órgãos e entidades da Administração Pública, no âmbito de suas atribuições, estabelecer programas, estratégias e ações para acompanhar as mudanças tecnológicas e prevenir a fragilidade dos suportes, conforme definido pela Secretaria de Governo. Art. 15 - O representante da Fazenda do Município perante empresas por este controladas adotará providências visando à aplicação do disposto nesta lei, no que couber, a essas entidades. Art. 16 - A Secretaria de Governo, dentro de suas atribuições, acompanhará o cumprimento do disposto nesta lei. Art. 18 - O Secretário de Governo poderá, mediante resolução, editar normas complementares necessárias ao cumprimento desta lei. Art. 19 - Após a entrada em vigor deste decreto, fica vedado aos órgãos e entidades da Administração Pública a contratação, o desenvolvimento ou a adoção de sistemas informatizados que tenham o mesmo escopo dos sistemas integrantes do ambiente digital de gestão documental. DAS DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS Art. 20 - A partir da data da implantação do Programa Arujá Sem Papel junto aos órgãos e entidades da Administração Pública, documentos e processos em curso deverão seguir seu trâmite no formato em que iniciados, até o seu encerramento definitivo. Parágrafo único - A produção de documentos ou processos híbridos será disciplinada pela Secretaria de Governo. Art. 21 - No prazo de até 3 (três) anos contados da data da publicação desta lei, os órgãos e as entidades da Administração Pública deverão providenciar a adequação de sistemas informatizados em operação aos requisitos arquivísticos definidos pela Unidade do Arquivo Público do Estado, bem como a migração, a integração ou a interoperabilidade de sistemas legados com o ambiente digital de gestão documental. Art. 22 - Eventuais projetos em desenvolvimento visando à produção digital ou à gestão eletrônica de documentos digitais deverão ser encaminhados a Secretaria de Governo, para avaliação de sua conformidade com os requisitos arquivísticos obrigatórios e a política estadual de gestão documental. Art. 23 - Esta lei entra em vigor na data de sua publicação.